Kleine WEG findet keinen Verwalter? So gelingt die Selbstverwaltung
Drei Absagen, keine Rückrufe, oder ein Angebot, das mehr kostet als die Rücklage hergibt: Wer für eine kleine Wohnungseigentümergemeinschaft eine Hausverwaltung sucht, kennt das. Die gute Nachricht: Für kleine Gemeinschaften hat der Gesetzgeber die Selbstverwaltung ausdrücklich offen gehalten – und mit klarer Organisation ist sie gut machbar. Dieser Leitfaden zeigt den rechtlichen Rahmen und die Praxis.
Warum kleine WEGs kaum noch Verwalter finden
Der „Verwalternotstand“ hat handfeste Gründe. Eine WEG mit vier Einheiten verursacht fast denselben Grundaufwand wie eine mit vierzig – Eigentümerversammlung, Protokoll, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Buchführung, Belegprüfung fallen immer an. Bezahlt wird aber pro Einheit: Bei marktüblichen Sätzen bleibt für ein kleines Objekt ein Honorar übrig, das den Aufwand für professionelle Büros selten deckt. Dazu kommt die seit Ende 2023 geltende Zertifizierungspflicht, die die Zahl verfügbarer Verwalter zusätzlich verknappt hat. Viele Verwaltungen haben Mindestgrößen eingeführt – kleine Gemeinschaften fallen durchs Raster.
Ist ein Verwalter überhaupt Pflicht?
Nein – das Wohnungseigentumsgesetz schreibt keine Fremdverwaltung vor. Die Gemeinschaft kann einen Verwalter bestellen, muss aber nicht zwingend ein externes Unternehmen beauftragen: Auch ein Wohnungseigentümer aus den eigenen Reihen kann per Beschluss zum Verwalter bestellt werden. Wichtig zu wissen ist allerdings der Anspruch auf Professionalität, den das Gesetz seit Dezember 2023 gibt – und seine Ausnahme für kleine Gemeinschaften:
Grundsätzlich gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 26a WEG, IHK-Prüfung) zur ordnungsgemäßen Verwaltung – jeder Eigentümer kann sie verlangen. Keine Zertifizierung ist nötig, wenn alle drei Punkte gleichzeitig zutreffen:
- die Gemeinschaft hat weniger als neun Sondereigentumsrechte,
- ein Wohnungseigentümer selbst wurde zum Verwalter bestellt,
- weniger als ein Drittel der Eigentümer verlangt einen zertifizierten Verwalter.
Für die typische Zwei- bis Acht-Parteien-Gemeinschaft heißt das: Die Selbstverwaltung durch einen Miteigentümer ist ein rechtlich vorgesehener Normalfall – kein Notbehelf.
Weg A: Doch noch einen Verwalter finden
Bevor Sie selbst übernehmen, lohnen drei Versuche: Fragen Sie gezielt kleine, lokale Büros und Einzelverwalter statt großer Ketten (viele nehmen kleine Objekte im Umkreis, wenn die Anfahrt kurz ist). Kalkulieren Sie realistisch – wer nur den Mindestpreis sucht, bekommt Absagen; ein faires Honorar für wenig Einheiten liegt spürbar über den Pro-Einheit-Sätzen großer Anlagen. Und nutzen Sie Empfehlungen aus Nachbar-WEGs, vom Beirat größerer Anlagen in der Straße oder aus Eigentümer-Verbänden. Bleibt die Suche erfolglos, ist das kein Grund zur Panik – sondern der Startpunkt für Weg B.
Weg B: Selbstverwaltung – so wird ein Eigentümer zum Verwalter
Die Bestellung ist unkompliziert: Die Eigentümerversammlung beschließt mit einfacher Mehrheit, einen Miteigentümer zum Verwalter zu bestellen – üblich sind Bestellungen für bis zu drei Jahre (bei Erstbestellung in neuen Gemeinschaften kürzer), gern verbunden mit einer kleinen Aufwandsentschädigung. Ab dann gelten für den Eigentümer-Verwalter dieselben Kernpflichten wie für jeden Verwalter:
- Eigentümerversammlung mindestens einmal jährlich einberufen, leiten und protokollieren
- Beschluss-Sammlung führen – jede Entscheidung gehört dokumentiert und auffindbar abgelegt
- Wirtschaftsplan aufstellen: die Vorschau auf Kosten und Hausgelder des kommenden Jahres (§ 28 WEG)
- Jahresabrechnung erstellen: die Abrechnung über Einnahmen, Ausgaben und Rücklage – mit Einzelabrechnung je Einheit (§ 28 WEG)
- Gemeinschaftskonto führen, Hausgelder einziehen, Rechnungen zahlen, Rücklage getrennt verwalten
- Verträge und Unterlagen ordnen: Versicherungen, Wartungen, Versorgerverträge, Protokolle, Teilungserklärung
- Erhaltung organisieren: Mängel aufnehmen, Handwerker beauftragen, Maßnahmen der Versammlung vorlegen
Das klingt nach viel – ist bei zwei bis acht Einheiten aber überschaubar, wenn die Unterlagen von Anfang an geordnet sind. Die meisten Selbstverwaltungen scheitern nicht an der Jahresabrechnung, sondern am Zettelchaos davor: Belege in drei Schubladen, Protokolle im E-Mail-Postfach, und beim Eigentümerwechsel fehlt die Historie.
Genau für selbstverwaltete und klein verwaltete WEGs wurde Hausakte365 gebaut – von einem Verwalter, der seine eigene WEG damit führt: alle Dokumente geordnet mit eigenem Zugang für die Miteigentümer, die komplette Nebenkosten-Jahresabrechnung nach § 28 WEG mit Einzelabrechnungen und Wirtschaftsplan, dazu Zeiterfassung für die Aufwandsentschädigung – und seit Neuestem die CO₂-Kostenaufteilung für vermietete Wohnungen. 3 Monate kostenlos, danach ab 4,50 € im Monat für die gesamte WEG – nicht pro Einheit.
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Wo Selbstverwalter sich Hilfe holen sollten
Selbstverwaltung heißt nicht, alles selbst zu können. Bewährt hat sich die Arbeitsteilung: Steuerliche Fragen (etwa bei Vermietung oder Lohnkosten-Bescheinigungen nach § 35a EStG) klärt der Steuerberater. Bei rechtlich strittigen Beschlüssen oder Konflikten in der Gemeinschaft lohnt die einmalige anwaltliche Beratung mehr als jahrelanger Streit. Und für die Heizkostenabrechnung mit Verbrauchserfassung bleibt der Messdienstleister zuständig – dessen Abrechnung ist dann ein Baustein Ihrer Jahresabrechnung.
Häufige Fragen
Muss eine WEG zwingend einen Verwalter haben?
Nein, eine gesetzliche Pflicht zur Fremdverwaltung besteht nicht. Allerdings kann grundsätzlich jeder Eigentümer die Bestellung eines Verwalters verlangen – in kleinen Gemeinschaften ist der verwaltende Miteigentümer dafür der vorgesehene Weg.
Darf ein Eigentümer ohne IHK-Zertifikat verwalten?
Ja – wenn die Gemeinschaft weniger als neun Sondereigentumsrechte hat, er selbst Wohnungseigentümer ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Alle drei Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.
Was passiert, wenn ein Drittel doch einen zertifizierten Verwalter will?
Dann lebt der Anspruch auf – die Gemeinschaft muss sich um eine zertifizierte Verwaltung bemühen. Der bestehende Eigentümer-Verwalter kann die Prüfung nachholen oder die Verwaltung wird extern vergeben.
Bekommt der Eigentümer-Verwalter Geld für seine Arbeit?
Das entscheidet die Gemeinschaft per Beschluss. Üblich ist eine moderate Aufwandsentschädigung; sauber dokumentierte Stunden (z. B. per Zeiterfassung) machen die Höhe für alle nachvollziehbar.
Haftet der Eigentümer-Verwalter persönlich?
Wie jeder Verwalter haftet er für schuldhafte Pflichtverletzungen. Ordentliche Dokumentation, Beschlüsse für alle wesentlichen Entscheidungen und im Zweifel eine Vermögensschaden-Haftpflicht reduzieren das Risiko deutlich.
Weiterlesen: CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter aufteilen – das 10-Stufen-Modell
Dieser Beitrag gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsgrundlagen: §§ 18, 19, 26, 26a, 28 WEG.