Auftraggeber (Verantwortlicher): der Kunde, der sich für Hausakte365 registriert hat – im Folgenden „die Hausverwaltung".
Auftragnehmer (Auftragsverarbeiter):
Dieser Vertrag wird mit dem Nutzungsvertrag über Hausakte365 geschlossen und gilt für dessen gesamte Laufzeit. Er ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Eine gesonderte Unterzeichnung ist nicht erforderlich; auf Wunsch stelle ich eine unterschriebene Fassung zur Verfügung.
Gegenstand ist das Speichern und Bereitstellen der Unterlagen und Angaben, die die Hausverwaltung in Hausakte365 einstellt, sowie das Zugänglichmachen für die von ihr berechtigten Eigentümerinnen und Eigentümer.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, die vertraglich geschuldete Anwendung bereitzustellen. Eine Nutzung der Daten zu eigenen Zwecken – insbesondere zur Auswertung, zum Training von KI-Modellen oder zur Weitergabe – findet nicht statt.
Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt (Serverstandort Frankfurt am Main). Zu Drittlandbezügen siehe § 6.
Die Verarbeitung dauert so lange, wie der Nutzungsvertrag besteht, zuzüglich der in § 9 geregelten Frist zur Rückgabe und Löschung.
Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, bestimmt allein die Hausverwaltung durch das, was sie einstellt. Typischerweise sind das:
| Datenarten | Betroffene Personen |
|---|---|
| Namen, Anschriften, Kontaktdaten; Angaben zu Wohneinheiten und Miteigentumsanteilen; Abrechnungs- und Verbrauchsdaten; Protokolle und Beschlüsse; Vertrags- und Bankdaten aus eingestellten Unterlagen; Aufgaben und Meldungen | Wohnungseigentümerinnen und -eigentümer; Mieterinnen und Mieter; Beschäftigte und Ansprechpartner von Dienstleistern und Handwerksbetrieben; Mitglieder des Verwaltungsbeirats |
Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind für den Betrieb nicht vorgesehen. Stellt die Hausverwaltung solche Daten dennoch ein, verarbeitet der Auftragnehmer sie im gleichen Rahmen wie alle übrigen Inhalte.
Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung der Hausverwaltung. Als Weisung gilt zunächst dieser Vertrag einschließlich der Nutzung der Anwendung durch die Hausverwaltung selbst. Weitere Weisungen sind in Textform an die oben genannte E-Mail-Adresse zu richten.
Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies unverzüglich mit und darf ihre Ausführung aussetzen, bis sie bestätigt oder geändert wird.
Ist der Auftragnehmer aufgrund einer Rechtsvorschrift der Union oder eines Mitgliedstaates zur Verarbeitung verpflichtet, teilt er dies der Hausverwaltung vor der Verarbeitung mit, sofern die Rechtsvorschrift dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
Der Auftragnehmer betreibt Hausakte365 als Einzelunternehmer. Zugriff auf die Systeme hat ausschließlich er selbst. Er ist auf die Vertraulichkeit verpflichtet; diese Pflicht besteht auch nach Ende des Vertrages fort.
Werden künftig weitere Personen eingesetzt, werden diese vor Aufnahme der Tätigkeit schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet und mit den Anforderungen des Datenschutzes vertraut gemacht.
Der Auftragnehmer nimmt keine Einsicht in die Inhalte der Hausakte. Ein technisch bedingter administrativer Zugriff auf die zugrunde liegende Speicherung – wie er bei jeder Cloud-Anwendung besteht – wird nicht zur Kenntnisnahme von Inhalten genutzt.
Die Hausverwaltung stimmt dem Einsatz der nachfolgend genannten Unterauftragnehmer zu. Mit allen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
| Unternehmen | Leistung | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Supabase Inc. 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur 318992 |
Datenbank und Dateispeicher | Frankfurt am Main (Deutschland). Für Zugriffe aus Drittländern im Rahmen von Support und Wartung bestehen Standardvertragsklauseln. |
| Netlify, Inc. 512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA |
Auslieferung der Programmdateien | USA. Abgesichert über Standardvertragsklauseln sowie die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Netlify liefert das Programm aus und verarbeitet dabei Zugriffsdaten; die Inhalte der Hausakte werden dort nicht gespeichert. |
Der Auftragnehmer darf weitere Unterauftragnehmer beauftragen oder bestehende ersetzen. Er teilt dies der Hausverwaltung mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Die Hausverwaltung kann innerhalb dieser Frist aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Widerspricht sie, kann jede Seite den Nutzungsvertrag zum Zeitpunkt der geplanten Änderung kündigen.
Zahlungsdienstleister sind keine Unterauftragnehmer im Sinne dieses Vertrages: Zahlungsdaten betreffen das Vertragsverhältnis zwischen Auftragnehmer und Hausverwaltung, nicht die Inhalte der Hausakte.
Der Auftragnehmer trifft die in Anlage 1 beschriebenen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und hält sie während der Vertragslaufzeit aufrecht. Maßnahmen dürfen weiterentwickelt werden, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird.
Der Auftragnehmer unterstützt die Hausverwaltung im Rahmen des technisch Möglichen und mit angemessenem Aufwand:
Die Hausverwaltung kann ihre Daten jederzeit selbst aus der Anwendung herunterladen.
Nach Ende des Nutzungsvertrages bleiben die Daten 30 Tage zum Abruf verfügbar. Danach löscht der Auftragnehmer sie einschließlich vorhandener Sicherungskopien, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Auf Wunsch bestätigt er die Löschung in Textform.
Die Hausverwaltung kann die Löschung auch vorher verlangen. Sicherungs- kopien werden spätestens mit Ablauf des jeweiligen Sicherungszyklus überschrieben.
Der Auftragnehmer weist die Einhaltung seiner Pflichten auf Anfrage in geeigneter Weise nach, insbesondere durch Auskunft in Textform und Vorlage dieser Dokumentation.
Die Hausverwaltung ist berechtigt, sich nach vorheriger Ankündigung mit angemessener Frist von der Einhaltung zu überzeugen. Prüfungen erfolgen zu üblichen Geschäftszeiten, ohne Betriebsablaufstörung und unter Wahrung der Geheimhaltungsinteressen anderer Kunden. Für Prüfungen, die über eine Auskunft in Textform hinausgehen, kann der Auftragnehmer eine angemessene Vergütung verlangen.
Es gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis der Parteien untereinander gelten ergänzend die Haftungsregelungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Änderungen bedürfen der Textform. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gehen die Regelungen dieses Vertrages vor, soweit sie die Verarbeitung personenbezogener Daten betreffen.
Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der übrige Vertrag wirksam. Es gilt deutsches Recht.